di corsi, congressi, seminari

 

progetti, studi di budget, reperimento e sopralluoghi della sede dell'evento, individuazione delle sponsorizzazioni

 

ideazione e realizzazione dell'evento: pre-segreteria; gestione di logistica, viaggi, rappresentanza, settore tecnico, finanziario e amministrativo, linea grafica e stampa dei programmi, abstract e atti del congresso, campagne pubblicitarie e promozionali

 

L'organizzazione comprende una vasta gamma di servizi: studio di FATTIBILITA', con la stesura del progetto, la valutazione del budget preventivo di spesa, la ricerca di fonti di finanziamento e l’individuazione di enti patrocinanti;  PROMOZIONE, mediante l’ideazione della linea grafica, la redazione, la stampa e la diffusione di testi di presentazione e programmi, di locandine, brochure; COORDINAMENTO con gli sponsor, le Autorità, le Istituzioni e gli Enti culturali e scientifici.  Attività principali: pianificazione, coordinamento tecnico-logistico con la scelta e l’allestimento della sede congressuale, il reperimento di traduttori, hostess e personale specializzato, l’organizzazione dei trasporti, della sistemazione alberghiera e dei servizi di ristorazione; la gestione della segreteria scientifica, per la conduzione dei rapporti con i relatori, la stesura, la traduzione e la stampa dei documenti ufficiali, fino alla raccolta e pubblicazione degli atti congressuali o dei cataloghi. Infine la segreteria amministrativa, che segue l’espletamento degli adempimenti di legge, la redazione dei bilanci, l’incasso e la registrazione delle quote di iscrizione, la consulenza fiscale e l’assolvimento delle pratiche assicurative.

 

PROGETTAZIONE

Scelta della sede congressuale, previa attenta analisi di fattibilità che tiene conto di complesse variabili quali l'idoneità del centro congressi, ricettività alberghiera, periodo prescelto, numero dei partecipanti previsto, importanza delle attrattive culturali e turistiche locali, facilità di raggiungimento· Impostazione delle pratiche per l'accreditamento ECM al fine di una migliore valutazione dell'evento formativo. Personalizzazione dell'evento e precisa programmazione dei "tempi" di organizzazione. Impostazione giuridico-amministrativa per garantire sempre i massimi vantaggi fiscali.

 

PRE EVENTO

Stesura e gestione del budget di previsione - Costante controllo dell'andamento dei costi - Ricerca sponsor - Gestione Crediti Formativi ECM - Studio grafico e realizzazione di tutti gli stampati - Promozione mirata dell'evento - Collaborazione con i comitati del congresso per la stesura del programma Contatti con relatori, moderatori, VIP e cura della loro ospitalità - Gestione abstracts (anche via Internet e posta elettronica) - Gestione iscrizioni con sistemi informatici avanzati - Gestione strutture ricettive e congressuali - Gestione collegamenti con il centro congressi - Allestimento sede congressuale (area espositiva, aule e parti comuni, cartellonistica) - Cura servizio catering secondo le esigenze della manifestazione - Programmazione eventi sociali ed attività collaterali

 

EVENTO

Sessioni scientifiche : la qualità dei modi di presentazione e il rispetto dei tempi programmati contribuisce al successo dell'intero evento - Accoglienza ospiti e loro assistenza per tutta la durata del congresso - Ufficio di segreteria efficiente, sempre a disposizione del singolo congressista Segreteria iscrizioni : un programma informatizzato, ampiamente collaudato, rende più fluida l'operazione di registrazione anche in sede congressuale Stampa badge con codice a barre in tempo reale - Rilevamento delle presenze in sala (con sistema a lettore laser) per l'assegnazione dei "crediti formativi ECM" - Hostess e personale 

POST EVENTO

Chiusura delle pratiche amministrative e fiscali

Stesura del budget consuntivo

Ringraziamenti ai relatori e agli sponsor

Eventuale stesura di una relazione conclusiva da presentare all'Associazione con i dati numerici della manifestazione e la lista dei partecipanti

 

Aservice per accreditare gli eventi si avvale della collaborazione scientifica dell'AIMOS (Associazione Interdisciplinare Medici Ospedalieri sardi) accreditata presso il Ministero della Salute attraverso la registrazione ECM, ad accedere ai servizi dedicati agli organizzatori, per inviare la domanda di accreditamento degli eventi formativi organizzati

Aservice è costantemente aggiornata sulle novità ECM ed è cosciente del proprio ruolo di garante della gestione dei crediti ECM (Educazione Continua in Medicina), realtà ormai imperante nel panorama professionale degli operatori sanitari italiani.

Pratiche svolte per l' accreditamento dell’evento formativo:
Pagamento  oneri ministeriali mediante bollettino postale, report crediti asseganti
Preparazione modulistica: schede d'iscrizione, schede dati personali, questionario di valutazione, scheda di valutazione, scheda di rilevamento dati e presenze, attestato con crediti formativi E.C.M e attestati di partecipazione.
Gestione dell’evento.

 

progettazione grafica, elaborazione e pubblicazione di pagine web relative agli eventi, segreteria di posta elettronica, realizzazione programmi, abstract ed atti congressuali

 

 

Aservice ha consolidato una collaudata esperienza nella fornitura di una gamma completa di servizi specifici per Associazioni medico-scientifiche.

 

UNA SEDE ED UN RECAPITO POSTALE E TELEFONICO STABILE

al fine di evitare i disguidi conseguenti ai cambiamenti di domiciliazione.

Evitando perdite di tempo ai Responsabili dell'Associazione, il personale può filtrare le comunicazioni in entrata ed in uscita consegnando puntualmente i messaggi riservati. I vantaggi di un punto di riferimento efficiente ed affidabile.

 

UNA SEGRETERIA OPERATIVA

per ottimizzare le varie funzioni dei collaboratori senza dispersione di tempi e di energie. Aservice può dedicare il proprio staff all'inoltro delle convocazioni del Direttivo, alla circolarizzazione dell'ordine del giorno delle riunioni periodiche, alla stesura dei verbali. Una segreteria competente e tempestiva senza l'incombenza di gestire tante segretarie.    

 

UNA SALA RIUNIONI

accogliente ed attrezzata con i più moderni strumenti di comunicazione audiovisiva. Un servizio efficiente a disposizione anche per gli incontri pre-evento e ancora più qualificante nell' accoglienza di ospiti dell'Associazione. Un punto d'incontro simpatico ed accogliente ad un costo accessibile    

 

UN RAPPORTO CON I SOCI

più diretto, gestito dalla segreteria con comunicazioni rapide (via internet ) e supportato da iniziative gradevoli ed efficaci.

 

GESTIONE DEGLI ARCHIVI

curata con sistemi informatici all'avanguardia e con un costante aggiornamento anagrafico dei soci e dei sostenitori.